Wer Wärmepumpen-Leads einkaufen oder eigene Kampagnen planen will, bekommt sehr unterschiedliche Preise genannt – je nach Modell, Vergabe und Qualifizierung. Dieser Ratgeber ordnet die öffentlich einsehbaren Anbieterangaben ein (Stand Oktober 2026), erklärt, warum der Preis pro Lead allein wenig aussagt, und zeigt, wie Sie Ihre Kosten pro Auftrag berechnen.

Zur Einordnung: Inhouseads betreut selbst Kampagnen und telefonische Vorqualifizierung für Wärmepumpen-Betriebe, verkauft aber keine Leads. Alle Preise in diesem Ratgeber stammen aus öffentlich einsehbaren Angaben von Lead-Anbietern und Agenturen, die wir am 17. Oktober 2026 selbst geprüft haben. Es sind Eigenangaben von Unternehmen mit Verkaufsinteresse. Eine unabhängige oder amtliche Preisstatistik für Wärmepumpen-Leads haben wir nicht gefunden. Verbindlich ist immer nur das konkrete Angebot.

Wärmepumpen-Lead-Preise 2026: was Anbieter öffentlich nennen

Die Spannen gehen weit auseinander, weil jeder Anbieter etwas anderes unter „Lead“ versteht: einen Formulareintrag, einen telefonisch bestätigten Kontakt oder einen vereinbarten Termin. Die Tabelle ordnet die geprüften Angaben nach Beschaffungsmodell.

Die Angaben im Einzelnen

Geteilte Portal-Kontakte: Laut dem Ratgeber von SMART11 (veröffentlicht am 21. September 2026) kosten Wärmepumpen-Kontakte in Leadportalen etwa 50 bis 80 Euro, wobei dieselbe Anfrage meist an drei bis fünf Betriebe gehe. Die Einleitung derselben Seite nennt 70 bis 90 Euro. Anfragenfluss beziffert geteilte Portal-Leads für Wärmepumpen grob mit 30 bis 150 Euro, ein Blogbeitrag desselben Anbieters nennt über alle Modelle 40 bis 350 Euro. Leospardo gibt ab 55 Euro für telefonisch verifizierte Leads an, die an höchstens drei Partner gehen; eine Gewerke-Übersicht desselben Anbieters nennt 50 bis 95 Euro. Aroundhome beschreibt einen Festpreis pro qualifizierter Anfrage für höchstens drei Fachpartner, den Preis selbst sehen Betriebe erst im Vertragsprozess.

Exklusive Leads: Leadfy weist Wärmepumpen-Leads ohne Mehrfachverkauf ab 65 Euro aus, mit dem Hinweis, dass regionale Preise abweichen können. Weitere prüfbare Preise für exklusive Wärmepumpen-Leads haben wir öffentlich kaum gefunden.

Eigene Kampagnen: SMART11 nennt 25 bis 45 Euro pro Anfrage aus einer eigenen Kampagne, in der Einleitung 25 bis 55 Euro. Marketingexperten.de dokumentiert in einem Beitrag vom 3. Dezember 2025 eine Kampagne mit 640 Euro Budget und 13 Leads, also 49,23 Euro pro Lead, und nennt sonst meist 50 bis 125 Euro. In diesen Werten steckt in der Regel nur das Werbebudget. Betreuung, Landingpage und Nachbearbeitung kommen hinzu.

Qualifizierte Anfragen und Termine: SMART11 nennt 120 bis 250 Euro pro telefonisch qualifizierter Anfrage, Leadfy in einem Anbietervergleich qualifizierte Termine ab 149 Euro. Was eine geprüfte Anfrage ausmacht, ist nicht einheitlich definiert. Kriterien dafür finden Sie im Beitrag Was ist eine qualifizierte Anfrage?.

Inserate: Auf Kleinanzeigen fanden wir am 17. Oktober 2026 unter „waermepumpe leads“ nur Stellenanzeigen, keine Lead-Angebote mit Preis. Auf auftragsbank.de steht ein Inserat vom 29. November 2024, das „exklusive“ PV- und Wärmepumpen-Leads für 5 Euro pro Stück anbietet, bei 50 Stück Mindestabnahme und vollständiger Vorauszahlung. Herkunft, Einwilligung und Exklusivität solcher Datensätze lassen sich vor dem Kauf kaum prüfen.

Warum der Preis pro Lead allein wenig sagt

Der Lead-Preis ist ein Einkaufspreis. Zwischen Kontakt und unterschriebenem Auftrag liegen mehrere Stufen: Erreichbarkeit, Passung, Vor-Ort-Termin, Angebot und Entscheidung. An jeder Stufe gehen Anfragen verloren, und jede Stufe kostet Arbeitszeit. Ein günstiger Kontakt, der parallel bei drei Wettbewerbern landet, führt schnell zu einem Wettlauf um den ersten Rückruf und zu einem Preisvergleich. Ein exklusiver, aber ungeprüfter Kontakt kann von jemandem stammen, der sich nur über Förderung informieren wollte.

Bei Wärmepumpen wiegt das besonders schwer, weil die Beratung aufwendig ist. Vor einem belastbaren Angebot stehen meist eine Begehung, Fragen zur Heizlast und zu den Heizflächen sowie Unterlagen für den Förderantrag. Diese Kosten stehen in keiner Lead-Rechnung, fallen aber bei jedem unpassenden Termin an:

• Anrufversuche, Nachfassen und Dokumentation im Innendienst

• Fahrt und Zeit für den Vor-Ort-Termin

• Angebotserstellung mit Auslegung und Förderhinweisen

• Reklamationen bei falschen Daten oder Projekten außerhalb Ihrer Kriterien

• bei eigenen Kampagnen zusätzlich Betreuung, Landingpage und Anzeigenmotive

Rechenweg: vom Kontakt über das Gespräch zum Auftrag

Rechnen Sie jede Anfragequelle mit denselben drei Kennzahlen und im selben Zeitraum. Zu den Gesamtkosten zählen Lead-Kosten oder Werbebudget, Betreuung und, wenn Sie es genau wissen wollen, die interne Zeit.

1. Kosten pro Kontakt = Gesamtkosten ÷ Anzahl der Kontakte

2. Kosten pro qualifiziertem Gespräch = Gesamtkosten ÷ erreichte Kontakte, die Ihre Kriterien erfüllen

3. Kosten pro Auftrag = Gesamtkosten ÷ gewonnene Aufträge aus dieser Quelle

Beispielrechnung mit angenommenen Werten

Die folgenden Zahlen sind frei gewählte, gerundete Annahmen. Sie sind weder Marktpreise noch Erfahrungswerte von Inhouseads und sollen nur den Rechenweg zeigen. Verglichen werden zwei Quellen mit gleichem Monatsbudget.

Quelle B ist pro Kontakt teurer und trotzdem pro Auftrag günstiger, weil mehr Kontakte passen. Mit anderen Annahmen kehrt sich das Ergebnis um: Brächte Quelle A vier statt zwei Aufträge, lägen beide ohne Terminzeit gleichauf. Setzen Sie deshalb Ihre eigenen Quoten ein, und ordnen Sie spätere Abschlüsse immer der ursprünglichen Quelle zu.

Die eigene Obergrenze pro Lead berechnen

Legen Sie zuerst fest, was ein gewonnener Auftrag an Vertriebs- und Marketingkosten tragen kann. Daraus ergibt sich der höchste sinnvolle Lead-Preis: maximale Kosten pro Auftrag × Abschlussquote vom Kontakt zum Auftrag. Beispiel mit angenommenen Werten: Dürfen 1.200 Euro pro Auftrag anfallen und werden 8 Prozent der Kontakte zu Aufträgen, liegt die Grenze bei 96 Euro pro Lead. Bei 4 Prozent sind es nur 48 Euro.

Was den Preis eines Wärmepumpen-Leads treibt

Ob ein Lead eingekauft oder über eigene Anzeigen gewonnen wird: Dieselben Faktoren bestimmen den Preis. Bei eigenen Kampagnen wirken sie über die Klickpreise in den Werbeauktionen, bei Portalen über die Preisliste.

• Region: Wo viele Betriebe um dieselben Hausbesitzer werben, steigen die Klickpreise und damit die Kosten pro Kontakt. Ein enges Einzugsgebiet senkt zudem das verfügbare Volumen.

• Saison: Mit Beginn der Heizperiode steigt das Interesse an einer neuen Heizung, gleichzeitig werben mehr Anbieter. Ausfälle im Winter erzeugen dringende Anfragen, die oft eine schnelle Lösung statt einer geplanten Modernisierung suchen.

• Exklusivität: Je weniger Betriebe denselben Kontakt erhalten, desto höher der Preis. Prüfen Sie, ob Exklusivität nur den Weiterverkauf ausschließt oder auch einen Gebietsschutz umfasst.

• Qualifizierung: Ein telefonisch geprüfter Kontakt kostet mehr als ein Formulareintrag, weil Arbeitszeit in Rückruf und Dokumentation steckt.

• Projektart: Heizungstausch im Einfamilienhaus, Neubau, Erdwärme, Hybridlösung oder Mehrfamilienhaus sprechen unterschiedliche Zielgruppen an. Wer nur bestimmte Projekte möchte, filtert stärker und zahlt pro passendem Kontakt mehr.

• Förderlage: Änderungen oder Debatten rund um die Förderung über KfW und BAFA verschieben die Nachfrage kurzfristig. Viele Anfragen drehen sich dann zuerst um Zuschüsse. Prüfen Sie die aktuellen Bedingungen direkt bei den Förderstellen, statt Sätze aus Anzeigen zu übernehmen.

• Altbau: Bei unsanierten Gebäuden sind Heizflächen, Vorlauftemperatur und Gebäudehülle zu klären. Das verlängert die Beratung und erhöht die Zahl der Absagen nach dem Termin. Mehr dazu im Beitrag Wärmepumpe im Altbau.

• Angebot und Landingpage: Ein klar beschriebenes Angebot für ein Einzugsgebiet und ein Formular mit wenigen, sinnvollen Fragen senken die Kosten pro passendem Kontakt.

Checkliste: Lead-Angebote richtig prüfen

Lassen Sie sich diese Punkte schriftlich beantworten, bevor Sie Leads kaufen oder eine Agentur beauftragen:

• Was genau wird abgerechnet: Formular, geprüfter Kontakt, Termin oder wahrgenommener Termin?

• An wie viele Betriebe geht derselbe Kontakt, und gibt es einen Gebietsschutz?

• Über welchen Kanal und mit welcher Werbebotschaft entsteht die Anfrage?

• Wie alt ist ein Lead bei Übergabe, und wie schnell wird er geliefert?

• Welche Angaben werden geprüft, etwa Eigentum, Gebäudeart, bestehende Heizung, Zeitraum und Budgetrahmen?

• Liegt eine nachweisbare Einwilligung zur Kontaktaufnahme vor?

• Welche Regeln gelten für falsche Daten, Dubletten und Nichterreichbarkeit, und wie lange kann reklamiert werden?

• Gibt es Mindestabnahme, Vorauszahlung, Laufzeit oder Einrichtungskosten?

• Wem gehören Werbekonto, Daten und Anzeigenmotive nach Vertragsende?

• Wie wird berichtet: nur Leadzahlen oder auch Gespräche, Termine und Aufträge?

Eigene Kampagnen statt gekaufter Leads

Bei eigenen Kampagnen entsteht die Anfrage unter Ihrem Namen. Sie wird nicht an andere Betriebe weiterverkauft, und die Daten bleiben bei Ihnen. Dafür zahlen Sie das Werbebudget unabhängig vom Ergebnis, brauchen eine Anlaufphase und müssen jede Anfrage schnell bearbeiten. Die Kosten pro Kontakt schwanken mit Region, Saison und Angebot. Für Wärmepumpen bieten sich vor allem Suchanzeigen an, weil Menschen dort aktiv nach einer Lösung suchen, wie der Beitrag Suchanzeigen für Wärmepumpen-Betriebe zeigt.

Entscheidend ist, was nach dem Formular passiert. Ein kurzer Rückruf klärt Eigentum, Gebäude, bestehende Heizung und Zeitraum, bevor Ihr Vertrieb losfährt. Wie das abläuft, beschreibt der Ratgeber zur telefonischen Vorqualifizierung. Inhouseads verbindet Google Ads, Meta Ads, Landingpages und diese Vorqualifizierung für Heizungs- und SHK-Betriebe; einen Überblick gibt die Seite Marketing für Wärmepumpen-Betriebe.

Sie müssen sich nicht sofort entscheiden. Viele Betriebe testen beide Wege parallel. Das ist sinnvoll, wenn Sie Herkunft, Überschneidungen und Ergebnisse je Quelle sauber erfassen und für beide dieselbe Definition von „passend“ verwenden.

Fazit

Wärmepumpen-Leads kosten laut öffentlichen Anbieterangaben zwischen wenigen Dutzend und mehreren hundert Euro. Die Zahl allein beantwortet aber nicht, ob sich eine Quelle lohnt. Rechnen Sie mit Ihren eigenen Quoten bis zum Auftrag, schließen Sie interne Zeit ein und prüfen Sie Angebote anhand der Checkliste. Wenn Sie den Aufbau einer eigenen Anfragequelle mit Vorqualifizierung prüfen möchten, finden Sie auf der Seite Wärmepumpen-Marketing von Inhouseads einen Überblick. Wie die Zahlen im Solarbereich aussehen, zeigt der Ratgeber Was kostet ein PV-Lead?.